Situation
Die Analyse passt, wenn der Check bereits Handlungsfelder gezeigt hat oder wenn von Beginn an klar ist, dass ein Thema vertieft betrachtet werden soll. Sie wählen eine von zwei Blickrichtungen: die KI-Potenzialanalyse untersucht ausgewählte Arbeits- und Geschäftsprozesse auf sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten. Die Wissensarbeits- und Kapazitätsanalyse verbindet Wissensmanagement, Prozessbetrachtung und digitale Zusammenarbeit.
Was geklärt wird
Welche Ursachen hinter einem bekannten Problem liegen und welche Schritte sich kurzfristig und mittelfristig lohnen.
Vorgehen
- Vorgespräch und Zielklärung
Gemeinsam mit der Geschäftsführung lege ich Umfang, Blickrichtung und beteiligte Personen fest.
- Interviews
Einzelgespräche mit Schlüsselpersonen und Fachpersonal, in der für das Thema nötigen Tiefe.
- Betrachtung von Prozessen und Informationsflüssen
Ich sehe mir konkrete Arbeitsvorgänge am Bildschirm an und werte vorhandene Unterlagen und Systeme aus.
- Bewertung
Einordnung nach Nutzen, Aufwand, Risiken und Umsetzbarkeit.
- Priorisierte Handlungsempfehlungen
Kurzfristige Verbesserungen und mittelfristige Entwicklungsschritte, klar getrennt.
- Ergebnispräsentation
Mit Raum für Rückfragen und gemeinsame Priorisierung.
Ergebnis
Der Report wird nicht über seinen Umfang beschrieben, sondern über das, was er ermöglicht: klare, priorisierte nächste Schritte.
Gliederung
- Ausgangslage und Zielsetzung
- Allgemeine Erkenntnisse
- Identifizierte Pain Points
- Lösungsvorschläge mit Aufwandsschätzung
- Priorisierte Gesamtübersicht: kurzfristig und mittelfristig
Beispielzeile einer Maßnahmentabelle
| Handlungsfeld | Angebotsprozess |
|---|---|
| Beobachtung | Rückfragen zu Standardangeboten binden wiederkehrend Zeit der Projektleitung |
| Empfehlung | Vorlagen und feste Freigaberegel für Standardfälle |
| Aufwand | mittel |
Beispielszenario, kein Kundenprojekt
- Ausgangslage
Ein wissensintensives Unternehmen hat im Check erfahren, dass viel Zeit in Abstimmungen zwischen Fachbereichen verloren geht.
- Zielklärung
Blickrichtung Wissensarbeits- und Kapazitätsanalyse, Fokus auf Übergaben und Abstimmungsstrukturen.
- Interviews und Systemsicht
Gespräche und die Sicht auf die zentralen Ablagesysteme zeigen doppelte Dokumentation an mehreren Stellen.
- Ergebnis
Der Report empfiehlt eine verbindliche Übergabestruktur und eine einzige Ablage für Arbeitsstände als kurzfristige Maßnahme.
So sieht ein typischer Ablauf aus. Ich passe ihn bei Bedarf an die Strukturen Ihres Unternehmens an.
Typische Fragen
- Welche wiederkehrenden Aufgaben binden Zeit, ohne unmittelbar wertschöpfend zu sein?
- Wo hängen Entscheidungen von einzelnen Personen ab, die schwer zu vertreten sind?
- Welche Freigabe- und Abstimmungsschritte dauern regelmäßig länger als nötig?
- An welcher Stelle würde generative KI tatsächlich Zeit sparen – mit vorhandenen Daten und vorhandener Struktur?
- Wo liegen Informationen doppelt oder widersprüchlich vor?
Kurze Abgrenzung
Die Analyse vertieft ein konkretes Thema, ohne mehrere Abteilungen oder Initiativen gleichzeitig zu betrachten. Für eine abteilungsübergreifende Sicht ist das Audit die passende Einstiegsform.